Sponsit samengevat

Sponsit is een online CRM voor sponsorwerving en -beheer. Het geeft sponsorcommissies structuur in het werven, beheren en factureren van sponsors. Hieronder leggen we de belangrijkste concepten uit.

Contacten

Onder contacten verstaan we alle bedrijven en particulieren waar je contact mee hebt. Dit zijn o.a. je sponsors en potentiële sponsors maar ook bedrijven die hebben aangegeven niet te willen sponsoren. Elk contact heeft een status

Samen vormen de statussen een proces dat elk contact doorloopt. Een contact begint "Zonder status" en eindigt hopelijk als "Sponsor". De standaard status voor het werven van nieuwe sponsors is "Lead". Het is echter mogelijk deze status naar eigen inzicht te wijzigen en/of uit te breiden.

Dossier

De details van een contact staan in het contactdossier. Hier vind je o.a. de Contactgegevens en Taken & Notities bij het contact. Als je op een later moment iets moet doen met een contact (bijv. terugbellen) dan maak je hiervoor een taak aan. Je ontvangt op de dag van de taak een herinnering per e-mail. Belangrijke contactmomenten leg je vast in notities. Hierdoor is het voor iedereen duidelijk wat er in het verleden allemaal gebeurd is.

Sponsordeals

Zodra een contact sponsor wordt voeg je een sponsordeal toe. Hierin leg je o.a. looptijd, bedrag en tegenprestaties vast. De looptijd is altijd in hele jaren/seizoenen en bepaalt wanneer de deal zichtbaar is op de Sponsordeals lijstpagina. De tegenprestaties bevatten de belangrijkste afspraken die jullie moeten nakomen.

Sponsorcategorie

Meestal valt een sponsordeal in een bepaalde categorie, bijv. Bordsponsor, Pakket Goud, Partner, etc. Gebruikers met Admin rechten kunnen categoriën toevoegen onder Instellingen. Omdat een categorie vaak een vaste invulling (bedrag + tegenprestaties) heeft is het mogelijk om dit in te richten. Het is ook mogelijk meerdere invullingen bij een categorie toe te voegen. Twee voorbeelden:

Contract

Hoewel contract en sponsordeal op elkaar lijken is er toch een subtiel verschil. Het contract is namelijk het daadwerkelijk ondertekende document (vaak een pdf bestand). Je kunt dit bestand bij een sponsordeal opslaan zodat alles netjes bij elkaar staat.

Om het opstellen van een contract makkelijker te maken biedt Sponsit een "Genereer contract" knop. Je kunt hiermee een Word-document genereren waarbij variabelen vervangen worden door contract specifieke informatie (lees meer).

Inzichten

Je kunt op verschillende manieren de informatie uit je sponsordeals bekijken. Sponsit biedt hiervoor 3 pagina's waarop je o.a. de volgende vragen kunt beantwoorden:

Sponsordeals

Hoeveel sponsorinkomsten hebben we dit seizoen?

Welke sponsordeals lopen af aan het einde van het seizoen?

Wat is de verdeling van inkomsten over de categoriën?

Tegenprestaties

Welke tegenprestaties moeten er allemaal afgehandeld worden?

Wie hebben er allemaal recht op een bepaalde tegenprestatie?

Analyse (zie onderstaand screenshot)

Hoe presteren we als commissie t.o.v. vorig seizoen?

Hoeveel is erbij gekomen en hoeveel zijn we verloren?

Welke sponsordeals hebben een verschil in bedrag?

Soms is het verschil in totaalbedrag tussen twee seizoenen niet groot, maar is er wel veel veranderd. De analyse pagina geeft inzicht in de financiële verschillen.

Facturen

Het is mogelijk om in Sponsit facturen te maken van je sponsordeals. Op de Nog te factureren pagina staan elk seizoen alle facturen die je moet maken klaar. Elke sponsor die nog niet volledig gefactureerd is vind je op deze pagina.

Soms wil je een bepaalde sponsordeal niet factureren (bijvoorbeeld omdat de sponsor het volledige bedrag vooruit heeft betaald). In zo'n geval kun je de sponsordeal per seizoen markeren als "Niet factureren".

Binnen een seizoen bestaat de volgende match tussen sponsordeals en facturen:

Factuur versturen

Zodra er van een sponsordeal een factuur gemaakt is kan deze verstuurd worden. Je kunt facturen per stuk of in bulk versturen. Als het versturen om de een of andere reden niet lukt krijg je hierover een melding. We bieden een aantal manieren om facturen te versturen vanaf je eigen e-mailadres (lees meer).