Als een sponsor het sponsorbedrag van alle seizoenen/jaren in één keer wilt betalen, dan kun je dit op de volgende twee manieren in Sponsit verwerken:

Sponsorbedrag bij de deal aanpassen

Bij het toevoegen van de sponsordeal moet je de looptijd gelijk houden aan de looptijd van het sponsorcontract. Je kunt vervolgens een afwijkend sponsorbedrag invullen bij het eerste seizoen/jaar en daar het totale sponsorbedrag van de gehele looptijd zetten. Je vult dan bij de overige jaren € 0,- in.

Bij de ‘Nog te factureren lijst’ zal nu het totale sponsorbedrag worden klaargezet en kun je de factuur maken. In de volgende seizoenen zal Sponsit geen factuur meer worden klaarzetten en deze deal als volledige gefactureerd beschouwen.

Sponsorbedrag op de factuur aanpassen

Als je in Sponsit inzichtelijk wilt krijgen wat een sponsor per seizoen betaalt, maar wel in het eerste seizoen/ jaar het volledige sponsorbedrag wil betalen, dan ga je als volgt tewerk:

• Vul bij het toevoegen van de sponsordeal het sponsorbedrag per seizoen/jaar in en geef bij de opmerking aan dat de sponsor het gehele sponsorbedrag van alle jaren in één keer wil betalen.
• Na het opslaan van de deal kun je de sponsordeal openklappen en op de knop met 3 puntjes klikken (naast sponsordeal wijzigen). Hier vindt je de functie ‘Niet factureren?’ waarmee je kunt aangeven in welke seizoenen/jaren je geen factuur wilt versturen.
• Als je de factuur gaat maken dan pas je het sponsorbedrag op de factuur aan naar het totale sponsorbedrag van alle seizoenen/jaren bij elkaar.
• Sponsit zal nu aangeven dat er ‘Teveel is gefactureerd’ in het huidige seizoen. Dit is echter correct, want het ingevulde bedrag bij de sponsordeal is lager dan het gefactureerde bedrag. Deze melding kun je dus negeren.
• In de seizoenen/jaren daarna zal er bovenaan bij de “Nog te factureren” lijst staan welke deals er dat seizoen/jaar niet gefactureerd worden (welke je dus hebt aangestipt als “Niet factureren”), zodat je daar nog inzicht hebt in welke deals dat zijn.

Let op! Het is aan de penningmeester om eventueel het in 1 keer gefactureerde bedrag in de boekhouding te spreiden over de vooruitbetaalde seizoenen/jaren.