Blog

Voor het gemeentehuis in Bussum verrijst elk jaar de ijsbaan van Bussum op IJs. Het is dit jaar alweer de 15de editie dat jong en oud kan genieten van alle ijspret en wij spraken met Barbro van der Ham over de organisatie van dit evenement, hoe belangrijk de sponsors voor hun zijn en welke rol Sponsit hierin speelt.

Schaatsen

15.000+

50+

Over Bussum op IJs

Met een vast team van 5 personen, een bestuur van 3 personen en vele vrijwilligers, die zich veelal al jaren aan de ijsbaan verbonden hebben, wordt Bussum op IJs elk jaar georganiseerd. Barbro: “We starten al begin juni met het aanvragen van de vergunning bij de gemeente en het opvragen van alle offertes voor de ijsbaan en onze horecagelegenheid, zodat we na de zomer weer volop aan de slag kunnen met de organisatie van de aankomende editie.”

Elk jaar bezoeken meer dan 15.000 personen de ijsbaan. Barbro: “Naast de reguliere bezoekers die een dagje komen schaatsen, worden er verschillende ijsactiviteiten georganiseerd zoals: schoolschaatsen, schaatslessen, curling-avonden en ijshockeywedstrijden. Ook vinden er naast de schaatsbaan activiteiten plaats zoals kerstborrels en etentjes voor bedrijven, bingo- , pubquiz en karaokeavonden en treden er bands op. Deze avond dineren er bijvoorbeeld ongeveer 200 mensen in ons restaurant en spelen daarna een curlingtoernooi.”

In de periode dat Bussum op IJs geopend is brengt het evenement mensen samen. Barbro: “Alle bubbels die we hier in Gooise Meren kennen, komen hier samen. Het is dé ontmoetingsplaats waar jong en oud samenkomt en met elkaar een mooie tijd beleeft.”

Sponsors houden Bussum op IJs betaalbaar

Met een toegangsprijs van € 10,- per dag incl. schaatshuur wil Bussum op IJs toegankelijk blijven voor iedereen. Barbro: “Ons streven is om ondanks alle prijsstijgingen van tegenwoordig de toegangsprijs van Bussum op IJs niet te laten stijgen. De ongeveer 50 sponsors die ons elk jaar ondersteunen spelen hierin een cruciale rol. Met hun steun kunnen we de grootste kostenposten zoals de huur van de ijsbaan en onze horecagelegenheid grotendeels dekken. Wij bieden verschillende sponsorpakketten aan waarmee de sponsors hun maatschappelijke betrokkenheid kunnen tonen en afhankelijk van het gekozen pakket ook toegangskaarten ontvangen voor hun werknemers (en hun kinderen).

Waar vroeger het sponsorbestand voornamelijk uit winkeliers bestond, zijn het nu ook de MKB bedrijven die zich als sponsor aan Bussum op IJs verbinden. Barbro: “Ook de gemeente Gooise Meren ondersteunt ons evenement deels door het verstrekken van een subsidie, maar de gemeente neemt bijv. elk jaar ook een aantal kaarten af die zij ter beschikking stellen aan mensen met een kleine beurs zodat ook zij kunnen genieten van de ijspret.”

De rol van Sponsit binnen Bussum op IJs

Barbro: “Binnen ons team is Sharon (Peeters) verantwoordelijk voor de sponsoring. Zij zorgt ervoor dat alle sponsordeals in Sponsit zijn ingevoerd en alle contactmomenten worden vastgelegd. Met een evenement dat jaarlijks terugkeert bied Sponsit ons de gewenste continuïteit op sponsorgebied en hebben de teamleden altijd inzicht in hoe we ervoor staan. Met de opgebouwde historie in Sponsit hebben we elk jaar een kickstart om de sponsorwerving weer op gang te trekken.

Ikzelf ben verantwoordelijk voor de facturatie van alle sponsors en gebruik dan ook volop Sponsit om alle facturen netjes richting de sponsors te versturen. Hierbij zet ik het mailadres van ons boekhoudpakket (Moneybird) in de BCC waardoor de facturen ook automatisch hier worden ingelezen. Dit werkt heel soepel en snel.”

Tip

“Ondanks dat je tegenwoordig veel kunt automatiseren (zoals met Sponsit) blijft het ook belangrijk om het persoonlijke contact met je sponsors niet uit het oog te verliezen. Zo proberen wij om elk jaar voor de start van het evenement de sponsorpakketten met toegangskaarten persoonlijk te overhandigen, organiseren we een openingsborrel waar de sponsors worden uitgenodigd en sluiten we gezamenlijk af met een dweilfeest. Met deze benadering hopen wij een warm contact te onderhouden met onze sponsoren en leveranciers.”