De meerwaarde van CRM voor sponsorwerving en -beheer

Veel verenigingen en stichtingen draaien grotendeels op de inzet van vrijwilligers. Dat is ontzettend waardevol, maar het brengt ook uitdagingen met zich mee, ook op het gebied van sponsorwerving en -beheer. In de praktijk wordt sponsorinformatie vaak bijgehouden in Excel-bestanden door verschillende commissieleden.

Hoewel dit misschien ‘werkbaar’ lijkt, kan het onoverzichtelijk en foutgevoelig zijn. Een goed CRM-systeem kan hierbij helpen en biedt structuur, overzicht én een sterke basis voor langdurige sponsorrelaties.

Sponsorwerving: Van losse lijntjes naar een gestructureerde aanpak

Sponsorwerving draait om de juiste timing, relatieopbouw en opvolging. Een potentiële sponsor die nu ‘misschien’ zegt, kan over een paar maanden positief reageren. Het is dan zaak om op het juiste moment daarop in te spelen. Hiervoor is het werken met een goed CRM-systeem een onmisbaar hulpmiddel. Het zorgt ervoor dat er inzicht is in eerder benaderde contacten en dat er niet per ongeluk een bedrijf dubbel benaderd wordt. Daarom is het belangrijk om in je CRM niet alleen je sponsors en oud-sponsors bij te houden, maar ook alle leads, niet geïnteresseerde contacten en eerdere gesprekken goed vast te leggen. Zo voorkom je ergernis bij bedrijven en onnodig tijdverlies bij de sponsorcommissie.

Zo helpt Sponsit bij gestructureerde werving

Sponsit biedt overzicht in al je contacten, van leads tot niet-geïnteresseerde contacten tot je belangrijke stakeholders en uiteraard je sponsors. Je kunt eenvoudig herinneringen instellen voor vervolggesprekken, notities toevoegen aan elk contactdossier en inzicht krijgen in eerdere interacties. Zo verlies je geen potentiële sponsor uit het oog en bouw je gericht aan nieuwe sponsorrelaties.

Sponsorbeheer: Grip op afspraken, waardering en continuïteit

Wanneer een sponsor eenmaal is binnengehaald, begint de volgende uitdaging: het goed beheren van de relatie. Sponsors verwachten aandacht, waardering en duidelijke communicatie. Te vaak zien we dat contactmomenten beperkt blijven tot het versturen van een factuur. Dit kan ertoe leiden dat sponsors zich niet gewaardeerd voelen en op termijn afhaken. Het is daarom essentieel om regelmatig persoonlijk contact te onderhouden.

Daarnaast is het essentieel dat je het sponsorbeheer overzichtelijk en gestructureerd organiseert. In een Excelbestand heb je vaak alleen een lijst met namen en bedragen, maar mis je samenhang tussen afspraken, contracten, facturen en contactmomenten. Excel biedt geen automatische signaleringen en kan bij meerdere gebruikers zorgen voor foutgevoelige versies. In een goed CRM-systeem zijn al deze gegevens slim met elkaar verbonden. Je ziet in één oogopslag welke tegenprestaties nog openstaan, welke facturen al verzonden zijn en welke afspraken je hebt gemaakt. Een gestructureerd CRM-systeem geeft je grip en laat je professioneler werken dan een "plat" bestand ooit kan bieden.

Zo brengt Sponsit structuur in het sponsorbeheer

Met Sponsit beheer je al je sponsorafspraken centraal. Je kunt contracten en facturen genereren en versturen, tegenprestaties beheren en eenvoudig mailings naar je sponsors sturen of ze uitnodigingen voor evenementen. Bovendien krijg je nieuwe inzichten via rapportages en zie je in één oogopslag welke sponsorcontracten gaan verlopen en welke verlengd moeten worden. Met Sponsit weet je precies wie wanneer welke aandacht nodig heeft.

Soepele samenwerking: Geen kennisverlies, wel continuïteit

Binnen verenigingen en stichtingen zijn wisselingen van functies eerder regel dan uitzondering. Nieuwe mensen moeten vaak zonder duidelijk overzicht opnieuw het wiel uitvinden. Zonder een centrale informatievoorziening ontstaat er verwarring, worden taken dubbel uitgevoerd of juist vergeten. Het is cruciaal dat bij iedere functiewissel binnen de sponsorcommissie alle lopende contacten, taken en afspraken eenvoudig kunnen worden overgedragen. Zo blijft de samenwerking soepel en voorkom je dat waardevolle sponsorrelaties stilvallen.

Een CRM-systeem zorgt ervoor dat iedereen binnen het team werkt met dezelfde actuele gegevens. Hierdoor kan het nieuwe sponsorcommissielid direct verder waar de voorganger gebleven was, zonder dat er kennis verloren gaat of tijd verspild wordt aan het opnieuw uitzoeken van informatie.

Zo zorgt Sponsit voor soepele overdrachten en continuïteit

Sponsit maakt de overdracht simpel. Met één klik geef je openstaande taken en contacten door aan een nieuw commissielid. Dankzij de centrale omgeving heeft iedereen altijd toegang tot actuele gegevens, waardoor samenwerken snel en soepel verloopt.

Blog